Sistema de biblioteca

Un sistema en general es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Un sistema puede ser físico o abstracto.

En el siguiente esquema se puede apreciar la operatividad de un sistema, es decir su forma de trabajo en forma general.

Sistema

Entrada

Información Energía Recursos

Subsistema

Componente

Información Energía Recurso

Salida

Componente

Componente

Ambiente externo

Los sistemas de información generalmente están compuestos de otras unidades operativas, denominadas subsistemas, que a su vez cumplen con una función o tarea especifica que permite el funcionamiento eficaz del sistema.

En un sistema de información las funcionen que se realizan dependen de la estructura del mismo, por lo tanto, todos los resultados que se obtengan van a ser acorde a la capacidad de la estructura.

Es muy importante la forma en la que se introduzcan los datos en el sistema porque es lo que permitirá que los subsistemas trabajen con los datos y se obtenga un resultado útil.

Si todo el proceso anterior se lleva a cabo la información que se arroje y produzca en el sistema, será aplicable y útil.

Una biblioteca eficaz debe contar con un sistema igualmente efectivo, capaz de procesar los datos de entrada según los exigencias de lo que se trabaje y con informes estructurados y claros. Por lo tanto, debe ir de la mano con la tecnología más pertinente según las necesidades y lo que se quiera lograr.

El sistema que se propone aquí hace énfasis en la administración del material de la biblioteca para un mejor manejo y control.

Administración de material

Hay diferentes maneras de administrar una biblioteca, pero las dos principales son: Según el soporte y según su finalidad.

Según el soporte los formatos adecuados serian:

Materiales impresos en papel

Se implementaría un buscador en el que se especificaría el material que se quiere o necesita y asimismo este nos re direccionaría al formato adecuado para la búsqueda del material.

Tipo	Nombre	Autores	Tema	Edición
(publicaciones periódicas, libros)

Nombre: Autores: Edición: Ubicación: (En la ubicación se pone el modulo en el que se encuentra o la sección de la biblioteca)

Este formato se llena para saber si existe o no el material, si el material existe dentro de la biblioteca, aparecerá una ficha como esta:

Se imprimirá una nota si se comprueba que se utilizara y se les da a los usuarios para que busquen el material.

Tipo de material	Tema	Tamaño, dimensión
(Mapas, carteles, postales, litografías)

Si el material existe aparecerá una ficha como la siguiente; si se comprueba que se utilizara, automáticamente una nota con esta información se imprime y se le da a los usuarios para que busquen lo que necesitan y en la computadora se graba la información.

Nombre: Autores: Edición: Ubicación: (En la ubicación se pone el modulo en el que se encuentra o la sección de la biblioteca)

Se imprimirá una nota si se comprueba que se utilizara y se les da a los usuarios para que busquen el material.

Material fotográfico

Para este material se propone el siguiente formato:

Tipo de material	Tema	Tamaño	Época	Tipo de materia
(Diapositivas, Fotografías, Transparencias)

Esta tarjeta facilitara la búsqueda y agilizara el proceso si es que se quiere hacer un préstamo ya que la información en la ficha viene en la forma de préstamo.

Nombre: Tipo de material: Tema: Autores: Época: Ubicación: (En la ubicación se pone el modulo en el que se encuentra o la sección de la biblioteca)

Material audiovisual

Se sigue el mismo mecanismo que en los otros, introducimos el tipo de material y nos re direcciona a un formato adecuado.

El formato que corresponde a este caso es el siguiente:

Tipo de material	Tema	Materia o campo	Extensión	Duración
(Video, Cd de audio, Cassettes, Documentales etc. )

Nombre: Tipo de material: Tema: Autores: Época: Ubicación: (En la ubicación se pone el modulo en el que se encuentra o la sección de la biblioteca) Se imprimirá una nota si se comprueba que se utilizara y se les da a los usuarios para que busquen el material. En el lugar indicado.

¿Qué hacer en caso de préstamo?

Si el usuario desea llevarse el material se debe de llenar otra forma que formara parte de la base de datos del sistema de control de material.

Clave de usuario	Nombre se usuario	Escolaridad	Número telefónico	Dirección	Material prestado	Datos generales	Sección
Fecha de préstamo:				Fecha de entrega:

En caso de que la fecha de entrega se venza y el material no haya regresado aun se creara un informe o reporte (tipo inventario) con todos los préstamos no entregados para la notificación a los usuarios. Estos reportes serian mensuales para tener un control adecuado.

La idea del sistema bibliotecario sigue la siguiente modalidad. Y tiene las siguientes características.

Las características típicas son:

• Promesa de altos beneficios a corto plazo

Esto significa que la eficiencia del sistema debe de ser tal que los usuarios queden inmediatamente satisfechos de sus necesidades.

• Obtención de beneficios que no están bien documentados

Se refiere a que un usuario constante puede gozar de privilegios y/o préstamos de mayor cantidad de material si tiene un historial limpio y constante.

• Dirigido a un público con poco conocimiento del sistema

Significa que debe de ser masificado y que la gente que no tiene muchos conocimientos de cómo funciona una biblioteca y asimismo el sistema debe de lograr que se involucren más en el sistema o que por lo menos sepan utilizarlo, es decir que tenga un carácter intuitivo.

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

· A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

· Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

· Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

· Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

· Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

· Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

· La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

· Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

· No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

· Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

· Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturalezason repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materialesque indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

· Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelosde simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

· Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

· Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

· Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

· Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancosen un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

· Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP(Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.